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Reingegnerizzazione dei processi: cosa implica e quali vantaggi

Nell'attuale scenario globale, l'idea alla base della reingegnerizzazione dei processi aziendali è di rendere l’azienda più flessibile, reattiva, efficiente ed efficace in tutte le parti interessate. Si tratta di una combinazione di pratiche incentrate sulla promozione del valore organizzativo attraverso una cultura di miglioramento dei processi. Ciò può avere una semplice soluzione, come la ridefinizione di processi poco chiari o la ricerca di aree di miglioramento per poi apportare le adeguate modifiche. Ma può anche essere una soluzione complessa e comportare una completa reingegnerizzazione dei processi aziendali, quindi la riprogettazione e la razionalizzazione radicale delle procedure core per ottenere notevoli miglioramenti in termini di produttività, tempi e qualità, al fine di raggiungere sostanziali incrementi nelle prestazioni. Di solito, una reingegnerizzazione dei processi inizia con le aziende di fronte a un foglio di carta bianco che ripensano i processi esistenti per offrire più valore al cliente.

 

Tre vantaggi fondamentali

Il motivo principale per cui è importante ricorrere alla reingegnerizzazione dei processi aziendali è rendere l’azienda più agile e flessibile. Dovrebbe essere organizzata in modo da consentire un adeguato sfruttamento e un’efficace ottimizzazione della tecnologia durante la definizione delle strategie di crescita e la gestione delle operazioni. Questo metodo, che consente un riposizionamento completo di personale, processi e tecnologie, fornisce tre inequivocabili vantaggi.

  1. Il primo vantaggio è la soddisfazione del cliente. Se le esigenze dei clienti vengono accontentate rapidamente e se partecipano più attivamente alla creazione dei prodotti e servizi, si sentiranno soddisfatti. È un fatto semplice, ma tutt’altro che scontato. E con la reingegnerizzazione, un'organizzazione può ottenere cambiamenti radicali nelle prestazioni (in termini di costi, tempi, servizi e qualità) attraverso processi più semplici, più snelli e più produttivi. A tutto vantaggio, appunto, della soddisfazione del cliente.

  1. Il secondo vantaggio è un incremento della qualità. Questo perché la reingegnerizzazione dei processi riduce la disintegrazione del lavoro e crea un quadro più chiaro di chi fa cosa aumentando la responsabilizzazione delle persone. Inoltre, viene semplificata la valutazione delle prestazioni basandosi su un feedback rapido.

  2. Infine permette di avere una riduzione dei costi e dei tempi di produzione. Un risultato che viene ottenuto eliminando le attività improduttive e il lavoro superfluo. In un'azienda che si riorganizza per team, diminuisce l'importanza di avere più livelli di gestione, si accelerano i flussi di informazioni e si riducono gli errori e le duplicazioni del lavoro.

 

Reingegnerizzazione dei processi: persone oltre alle tecnologie

La reingegnerizzazione dei processi aziendali può portare a dover avviare progetti organizzativi radicalmente nuovi. Non sempre metterli in pratica è immediato, ma solo attraverso una nuova modalità operativa le aziende possono rispondere meglio alle pressioni della concorrenza, aumentare la quota di mercato e la redditività. Non va poi dimenticato che la reingegnerizzazione dei processi aziendali deve essere eseguita in modo da fornire agilità all'azienda, cosicché possa superare le barriere precedenti e operare senza più limitazioni.

Il miglioramento dei processi aziendali non riguarda solo l'uso di sistemi e tecnologie, ma abbraccia anche le persone e le pratiche aziendali. I processi aziendali coinvolgono l'organizzazione in ogni fase della transazione con il cliente: solo in questo modo si riesce a sintonizzarsi con il cliente stesso, comprendendone al meglio le aspettative. Ingegneria e miglioramenti dei processi aziendali cambiano il modo in cui le organizzazioni guardano alle proprie risorse umane, considerandole uno degli elementi basilari per costruire le proprie competenze strategiche e aumentare la loro resilienza.

Una caratteristica chiave della reingegnerizzazione dei processi è che facilita la progettazione di processi flessibili apportando modifiche anche con costi minimi. I processi devono essere tarati per soddisfare i requisiti dell’organizzazione, in relazione al contesto in cui opera. In particolare è possibile automatizzare molte attività ripetitive all'interno di flussi di lavoro regolari, rimuovere colli di bottiglia, introdurre l'elaborazione parallela ed eliminare passaggi ridondanti.

 

Agilità e rischi ridotti

Rendere visibili i processi aziendali consente di concentrarsi sulle inefficienze. La loro reingegnerizzazione offre alle organizzazioni l'opportunità di lavorare in modo più efficiente, potendo risparmiare risorse. Questo si traduce nella creazione di processi meglio progettati, eseguiti e monitorati che possono aiutare a ridurre il rischio di spreco.

Tralasciando gli aspetti relativi alla compliance alle normative che, specialmente in alcuni settori, sono particolarmente stringenti, con processi più snelli e una maggiore produttività i dipendenti possono concentrarsi maggiormente sul cliente. Ci sarà così una maggiore capacità di rispondere in modo rapido alle proposte, creare più velocemente soluzioni o personalizzarle più rapidamente. La reingegnerizzazione dei processi dunque, ben lungi dall’essere l’attività rigida che era in precedenza, rappresenta oggi una straordinaria opportunità per aumentare l’agilità delle organizzazioni e riprogettarle dal punto di vista della resilienza.

Infine, ultimo ma non ultimo, riprogettare tutti o parte dei processi aziendali permette di avviare progetti consapevoli di informatizzazione degli stessi. La reingegnerizzazione è una precondizione indispensabile per l’introduzione di nuove tecnologie che, in assenza di processi chiari e condivisi, si rivelerebbero investimenti senza ritorni certi e, nei casi peggiori, potenzialmente fallimentari. Viceversa, una adeguata reingegnerizzazione e la successiva introduzione di sistemi informatici coerenti con i processi disegnati consente di aumentare ulteriormente l’efficienza e di raccogliere dati indispensabili per alimentare il loop del miglioramento continuo.

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